Les gens s'habituent rapidement aux e-mails. Au cours de la soirée, vous pouvez échanger une douzaine de messages ou plus, et la correspondance avec des amis et des proches ressemble bien souvent à un dialogue oral. Cependant, lors de la rédaction de lettres commerciales, vous devez suivre les règles de l'étiquette, et elles sont à peu près les mêmes pour le courrier électronique et le courrier ordinaire.
Il est nécessaire
- - un ordinateur avec une connexion internet;
- - annuaire.
Instructions
Étape 1
Indiquez le but de votre message. Il n'est pas nécessaire de l'écrire, mais vous devez clairement comprendre si vous souhaitez conclure un nouveau contrat, obtenir de nouveaux clients, embaucher un nouvel employé, faire une réclamation ou simplement féliciter des partenaires pour les vacances.
Étape 2
Pensez à qui exactement devrait recevoir votre lettre. Sa forme en dépend en grande partie. Vous n'avez peut-être pas besoin d'écrire quoi que ce soit, mais il suffira d'appeler par téléphone, de discuter de la situation dans un forum spécialisé ou de résoudre le problème en personne.
Étape 3
Sélectionnez le type de lettre. Pour le consommateur, il peut s'agir d'une offre d'un produit ou d'un service, d'autres informations à caractère publicitaire. Vous pouvez mener une enquête. Les banques rappellent souvent aux clients les dettes ou les nouvelles conditions de prêt. Vous pouvez envoyer des informations sur les postes vacants et un avis d'embauche à la personne que vous aimeriez voir dans votre équipe. Certains messages doivent être reçus par écrit par les employés de l'entreprise. Il s'agit d'une information disciplinaire et d'un avertissement de réduction. Les partenaires reçoivent généralement de nouvelles propositions, plaintes et excuses.
Étape 4
Une lettre commerciale doit contenir certains détails, il est donc préférable de développer des formulaires tout de suite. Le formulaire rempli peut être envoyé par courrier électronique en pièce jointe ou imprimé et envoyé par courrier ordinaire par courrier ordinaire ou certifié. En haut devrait figurer le nom de votre entreprise, ou encore mieux - le logo. Ci-dessous figurent la date et le numéro, et si nécessaire, des liens vers les ressources du réseau (par exemple, si les termes du contrat ou la documentation relative à l'appel d'offres sont publiés sur le site Web officiel). Mieux vaut garder la colonne pour le sujet de la lettre. Faites-le audacieux. Cela permettra à votre destinataire de naviguer rapidement dans les documents qui lui sont envoyés pour signature chaque jour.
Étape 5
Précisez le nom, le prénom, le patronyme et la fonction de la personne à qui la lettre est destinée. De nombreuses entreprises ont leurs propres sites Web ou au moins des pages d'accueil sur Internet. Il y a probablement des contacts là-bas. Vous pouvez appeler le secrétaire et savoir lequel des employés est impliqué dans un problème particulier. L'entreprise peut avoir des homonymes et même des employés qui ont le même nom de famille et les mêmes initiales.
Étape 6
Commencez votre lettre par une adresse personnelle par nom et patronyme. Il conviendrait d'y ajouter le mot "respecté" même si vous rédigez une lettre de sanction disciplinaire. Dans la partie introductive, rappelez au destinataire le contact précédent, même si c'était il y a longtemps. Il est possible que cet employé soit confronté à de nombreux problèmes. Il faut lui donner l'opportunité de s'orienter, et en même temps de montrer que vous appréciez son temps. Il peut s'agir d'un lien vers un contrat signé à une certaine date, ou d'un message indiquant qu'un CV publié sur le site a été examiné par la direction. Si vous écrivez une réponse, veuillez indiquer quelle action votre répondant a prise comme déclencheur.
