Les employés de bureau doivent souvent envoyer des lettres par fax. Les cas peuvent être complètement différents, mais que faire si vous êtes confronté à un tel problème pour la première fois et que vous ne savez absolument pas comment envoyer une lettre à un fax.
Instructions
Étape 1
Composez votre lettre dans MS Word, en utilisant le modèle que vous pouvez utiliser dans MS Publisher pour ajouter un logo d'entreprise. Utilisez MS EXEL si vous devez composer et télécopier des feuilles de calcul. Si vous envoyez des images, elles doivent avoir l'extension.jpgG.
Étape 2
Sachez que la taille d'une lettre standard pouvant être faxée est une page A4. La police requise pour l'écriture est d'au moins 10 points. Pour cette raison, il est préférable de garder toutes vos pensées sur une seule feuille afin de ne pas avoir à envoyer des informations sur plusieurs pages.
Étape 3
Énoncez toutes les informations de manière claire et concise. Dans la lettre que vous enverrez au fax, n'écrivez que ce qui sera utile et intéressant pour votre destinataire. Si, par exemple, une demande spécifique vous a été envoyée, répondez-y exactement, sans vous écarter du sujet, etc.
Étape 4
N'insérez pas de petites images ou de dessins dans les lettres, ils peuvent être flous et, par conséquent, le destinataire ne recevra qu'un avis négatif sur vous ou votre entreprise. Assurez-vous d'inclure votre adresse, votre numéro de téléphone/télécopieur ou toute autre information de contact à la fin du message.
Étape 5
Imprimez votre lettre. Examinez le document pour la qualité d'impression, il doit être bon, toutes les lettres doivent être claires et non floues afin que le destinataire puisse distinguer le texte. Si vous trouvez des lacunes, corrigez-les et imprimez à nouveau la lettre.
Étape 6
Ouvrez le bac d'alimentation des documents sur le fax. Il est généralement situé à l'arrière de la machine. Insérez votre lettre face vers le bas. Si vous avez plusieurs feuilles, vérifiez si votre télécopieur prend en charge l'envoi en masse, sinon, vous devrez insérer chaque feuille séparément.
Étape 7
Attendez le bip, la machine devrait ramasser le papier. Composez le numéro de fax de votre destinataire. Attendez une réponse à l'autre extrémité du fil.
Étape 8
Présentez-vous et indiquez que vous souhaitez envoyer le fax. Appuyez sur le bouton « Démarrer » avec le destinataire (généralement, ils disent: « Démarrer »). Le fax sera envoyé si toutes les étapes sont terminées. Ne remplacez pas le tube tant que le papier n'a pas traversé complètement la machine.
Étape 9
Cliquez sur le bouton "Contact" et précisez si votre courrier a été envoyé au destinataire (si le fax est passé). Si la qualité d'affichage est mauvaise, réessayez toutes les étapes.
