L'homme moderne est obligé d'avoir un courrier électronique. Sans cela, il est impossible de s'inscrire à divers projets Internet, de créer des comptes sur les réseaux sociaux et de mener une vie professionnelle à part entière. Là où il y a un grand flux d'informations, il doit y avoir des règles pour maintenir l'ordre.
Avez-vous déjà essayé de compter le nombre d'e-mails qui arrivent chaque jour dans votre boîte de réception ? Parfois, leur nombre dépasse la centaine, et ce n'est pas la limite. Il est assez évident pourquoi il est difficile de trouver des lettres vraiment importantes dans un tel flux d'informations. Comment mettre de l'ordre dans votre courrier et éviter que ce chaos ne se reproduise à l'avenir ?
La racine du problème
L'email est un canal de communication classique par lequel l'information continue d'être échangée dans un environnement professionnel. Nous recevons des notifications, des documents de projet, des factures de paiement, des contacts de futurs partenaires commerciaux, etc. par courrier électronique. Le chaos dans les e-mails crée un désordre dans la tête: vous ne pouvez pas rassembler vos pensées, vous souvenir des données importantes, il est facile d'oublier quelque chose, il est difficile de trouver quelque chose…
D'où le manque de temps et la simple irritabilité. Alors pourquoi ne pas ranger votre e-mail une fois et le garder tout le temps ?! Croyez-moi, c'est un plaisir de travailler avec un tel courrier !
Mettre les choses en ordre
Prenez l'habitude de trier la correspondance entrante en catégories: travail, personnel, divertissement, intéressant, etc. Vous pouvez même commencer à trier les lettres par nom de famille si vous en avez vraiment besoin. Assurez-vous d'utiliser les étiquettes standard de votre service: marquez les lettres comme importantes, mettez-les avec des astérisques et autres signes distinctifs. Ne laissez pas d'e-mails inutiles dans le répertoire général - marquez-les immédiatement comme "spam". Il ne fait pas de mal non plus de se désinscrire des envois inutiles.
Apprenez à travailler avec des groupes de lettres. Il suffit de mettre en évidence un certain nombre de lettres reçues avec des caractéristiques similaires et de les envoyer dans un répertoire séparé, de les supprimer ou de les marquer. Cela permet de résoudre efficacement le problème de confusion dans un grand flux d'e-mails entrants.
Lorsque vous recevez des e-mails importants, mais que vous ne pourrez pas répondre immédiatement, marquez-les avec l'étiquette standard la plus riche: la prochaine fois que vous lancerez un courrier, vous les remarquerez en premier et vous y répondrez. Si vous ne le faites pas tout de suite, les lettres importantes se perdront parmi d'autres et vous laisserez tomber la personne ou vous n'aurez pas le temps de faire quelque chose d'important.
Il y a des lettres qui n'ont pas de sens à stocker du tout. Si vous êtes sûr que la lettre reçue est clairement un spam, supprimez-la immédiatement, sans même l'ouvrir. Sinon, vous tomberez dessus à chaque fois, et perdrez du temps à relire le titre. Dans le volume d'une lettre, vous y passerez quelques secondes, mais quand il y en a beaucoup, la perte de temps s'avère tout à fait tangible.
